En Grupo Adriano contamos con muchos años de experiencia en la organización de congresos, buscando siempre la excelencia, diferenciando todos los actos con el fin de poder ofrecer garantías de éxito. Nuestro bagaje nos permite llevar a cabo la gestión de todo tipo de reuniones y eventos, siempre acorde tanto a las necesidades del cliente como a su presupuesto, realizando un estudio pormenorizado para así confeccionar el mejor plan posible y llevarlo a cabo de forma especializada.
Partiendo de esta base, en el post de hoy queremos daros diez consejos básicos para aplicarlos a la hora de organizar un congreso.
Congreso EFPA 2018
10 consejos para organizar un congreso
- El equipo organizador deberá cubrir, como mínimo, las siguientes áreas:
- Administración: presupuesto, inscripciones, resolución de dudas de los mismos… debe ser el contacto principal de los asistentes con la organización.
- Comunicación y Marketing: social media marketing, web, prensa y materiales promocionales.
- Localización y estancia: todo lo relacionado con el lugar de celebración del congreso y la estancia de los asistentes.
- Patrocinio: recaudación de fondos para el congreso y contratos con las empresas patrocinadoras.
- Una vez establecido esto, el primer paso es elegir la fecha idónea para su celebración y el lugar perfecto. Esto debe programarse con varios meses de antelación, con el fin de poder organizar la llegada y la estancia de los ponentes. Hay que tener en cuenta la posible celebración de otros eventos en la ciudad elegida, las posibles restricciones del recinto, la duración del evento y la estimación de asistentes, así como prevenir, en la medida de lo posible, los imprevistos que puedan surgir a lo largo de la planificación. Además, hoy en día es casi fundamental que el lugar elegido cuente con servicio WiFi.
- Estudiar las opciones hoteleras, teniendo en cuenta la calidad del lugar, los servicios que ofrece y la conexión con el transporte público entre el hotel y el lugar de celebración del congreso.
- En cuanto a las inscripciones, hemos de tener en cuenta diversos factores:
- Lo ideal es ofrecer al asistente un medio de inscripción online vinculado con medios de pago, para así evitar que tengan que enviarnos comprobantes de que han realizado el abono. Además, el medio de pago elegido deberá aceptar pagos internacionales. Si, por cualquier motivo, esto se hace imposible, tendremos que recurrir a otros medios.
- Hemos de asegurarnos de que el formulario de inscripción recoge todos los datos necesarios (desde el nombre y los apellidos hasta si el participante sufre algún tipo de alergia alimentaria, con el fin de tenerlo en cuenta a la hora de organizar el cátering).
- Realizar una definición de estrategia de precios por inscripción anticipada.
- Es fundamental una buena elección de bloques temáticos y ponentes, siendo esto un elemento fundamental a la hora de fidelizar a los asistentes para posibles ediciones posteriores.
- Ofrecer un buen servicio de acreditación de participantes el día del congreso, con el fin de que sea un proceso lo más ágil posible.
- Si estamos organizando un congreso internacional:
- Ofrecer un servicio de traducción simultánea (algo que también habría que incluir en el formulario de inscripción).
- Ofrecer al asistente paquetes con distintas excursiones y actividades en la ciudad y alrededor de la misma.
- Realizar la apertura de inscripciones varios meses antes de la celebración del congreso, con el fin de permitirle al asistente que viaje del extranjero planificarse con la mayor antelación posible.
- Es totalmente necesario contar con una acústica adecuada y con un equipo de sonido perfecto. En caso de que esto falle, el congreso habrá sido un fracaso.
- Durante la celebración del congreso pueden surgir imprevistos. Mantén la calma y busca soluciones rápidas. Si el trabajo previo ha sido bueno, el problema será reparado pronto.
- Una vez finalizado el evento, recopila todas las opiniones posibles de los asistentes, los distintos comités y todo el personal relacionado con el evento para conocer los puntos fuertes y los puntos débiles, y así poder permanecer en una mejora continua de tu trabajo, corregir errores para eventos futuros, ver oportunidades y potenciar aun más tus fortalezas.
Organización de congresos, eventos y convenciones
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