El otro día os hablábamos acerca del team building, un tema ligado al post de hoy: la organización de eventos.
La organización de eventos es una herramienta fantástica dentro de la comunicación corporativa y el networking. Asimismo, supone un gran aporte en términos profesionales para la empresa. Por supuesto, esto ocurre siempre que el evento en cuestión salga perfecto; si las cosas se tuercen, la repercusión puede ser muy negativa para la compañía organizadora.
¿Qué cuestiones primordiales hemos de tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento? El cumplimiento del timming ha de ser muy estricto y preciso, pues los asistentes reciben el feedback directamente, allí mismo. Esto puede suponer un alto nivel de estrés para el equipo que lo organiza, por lo que este debe estar altamente cualificado en la dirección y gestión de eventos, debe saber lidiar con contratiempos (si surgen) con el fin de evitar malas sorpresas.
Organización de eventos: algunos consejos
- ¿Qué queremos conseguir? Lo primero que debemos definir es nuestro objetivo. La realización de un evento debe tener un fin, una meta que alcanzar; en caso contrario sería un evento vacío de contenido, sin un sentido específico. En base a ello planificaremos el resto de pasos a dar.
- ¿A quién nos dirigimos? En coalición al punto anterior, delimitaremos a qué tipo de público nos dirigimos, qué personas asistirán a nuestro evento. Definir el perfil del asistente es un punto clave para empezar a planificar los siguientes pasos.
- ¿Qué tipo de evento? ¿Será un evento corporativo? ¿deportivo? ¿social? ¿cultural? Una vez que tengamos perfilado el público objetivo tenemos que definir el carácter del evento. Además, habrá que concretar la dinámica y el estilo en general, si habrá una rueda de prensa, si habrá ponencias, si habrá momentos para el networking, en caso de haber cóctel, cómo será este, si el acto será más formal o, por el contrario, optaremos por un carácter más informal… Todas son decisiones a las que tendremos que dedicarle tiempo, para que no se nos escape ningún detalle y poder ser lo más precisos posible. En estos puntos estará la diferenciación con otros eventos.
- Localización: El lugar en el que se desarrolla cada evento debe ser elegido de forma personalizada para obtener así los mejores resultados, teniendo siempre en cuenta las distintas necesidades que puede presentar cada cliente.
- Planificación: Ya tenemos el lugar del evento, el carácter del mismo y el perfil de los asistentes. Ahora, ¿qué día fijaremos en el calendario para la realización del evento? ¿cuál será el programa? Ahora debemos realizar las reservas, los contratos… debemos contar siempre con diversas opciones, pues tenemos que tener en cuenta que las primeras opciones pueden fallar, y siempre es un punto positivo poder recurrir a un plan B. Asimismo, a la hora de realizar todas estas tareas debemos tener siempre presentes los primeros pasos que hemos dado, para que todo encaje (¿la localización encaja con el público objetivo? ¿es adecuada para el número de asistentes? ¿se adapta a la dinámica del evento?…).
- Desarrollo: Un equipo experto en la organización de eventos mantendrá la calma en todo momento. Si la organización ha estado controlada y se ha hecho con minuciosidad, nada tiene por qué salir mal, pero siempre tenemos que contar con que surjan inconvenientes que no estén en nuestras manos (como por ejemplo, retraso o baja de algún ponente, retraso en el timming por causas ajenas a nuestro trabajo…). Es por ello por lo que es indispensable que las personas que se encarguen de la organización sepan a qué se enfrentan y sepan afrontar todos esos imprevistos para que, aun así, todo salga perfecto.
- Análisis y difusión: Con la finalización del evento no podemos dar por acabado nuestro trabajo. Ahora toca analizar cómo se ha desarrollado el acto para corregir posibles fallos, y , posteriormente, difundir el material que se ha generado (fotografías, vídeos, información…) con el fin de que trascienda más allá de los asistentes.
Organización de eventos de la mano de Grupo Adriano
El equipo de Adriano Grupo nos encargamos de la organización integral de eventos, desde una ligera idea hasta la finalización. Ayudamos a proyectar la imagen creada en la mente de nuestros clientes, y trabajamos para hacerla realidad. Contacta con nosotros y hablaremos de la organización de eventos. Infórmate ?
