¿Tienes que organizar un evento al aire libre? Pues prepárate para multiplicar los esfuerzos ?
Organizar un evento siempre requiere el 100% de nuestra atención y un trabajo muy minucioso, pero organizar un evento al aire libre supone un reto aun mayor. Los detalles que hay que tener en cuenta son muchos más que en la organización de un evento en espacios cerrados. Cuando se trata de un evento al aire libre, la previsión y la planificación deben llevarse al extremo.
Consejos para organizar un evento al aire libre
Además de los aspectos esenciales de un evento, información que podéis leer en este enlace, tenemos que tener en cuenta otros puntos que marcarán la diferencia en un evento al aire libre. Si no los tenemos en cuenta, hay muchas posibilidades de que el acto se convierta en un fracaso.
- La sombra, un elemento indispensable: Evidentemente, las épocas de buen tiempo son más propicias para organizar un evento al aire libre. Esto implica correr un riesgo, y es que el calor se puede apoderar de los asistentes. Es por ello por lo que es imprescindible ofrecerles una localización que cuente con carpas e infraestructuras que les proporcionen sombra. De lo contrario nos estaremos jugando el éxito del evento. Además, de esta forma también podremos resguardar y proteger del calor la comida y la bebida, y por supuesto nos curaremos en salud si surgen imprevistos meteorológicos.
- Iluminación y sonido: Todo el material audiovisual que vayamos a emplear debe estar preparado para usarlo al aire libre. De esta forma nos aseguraremos de que no se produzcan reflejos no deseados en las pantallas y que el sonido se transmite de forma idónea al aire libre. La empresa encargada de suministrarnos estos dispositivos deberá ofrecernos material apto para emplearlo a la intemperie y que no requiera de cableado o que este sea mínimo.
- La importancia del cátering: Tanto en un evento que se celebre en un espacio cerrado como en uno que se celebre al aire libre, el cátering es de suma importancia. Pero, en el caso que nos concierne, además, es necesario proporcionar a los asistentes alimentos que no se estropeen con altas temperaturas. Además, el proveedor deberá ofrecernos un equipo adecuado para mantener la temperatura de la comida, ya sea fría o caliente.
- Adaptación de sillas y mesas: Los espacios abiertos suelen contar con superficies no del todo llanas y firmes (como por ejemplo, jardines con césped o arena). Esto implica que el mobiliario deberá adaptarse a él, y tendremos que evitar que cojee o se hunda, pues supondría una incomodidad para los asistentes.
- Comprobar la longitud de los cables: Cuando organizamos un evento al aire libre tenemos que tener presente que es más que probable que la longitud del cableado deba ser mayor que la que necesitamos cuando lo organizamos en un espacio cerrado. Debemos asegurarnos bien de contar con las alargaderas suficientes,.
- La decoración: Siempre debe ir en consonancia con la localización, sin recargar ni escoger elementos que no concuerden con el espacio.
- Protección del medio ambiente: Una vez finalizado el evento, es esencial contratar un buen servicio de limpieza, que deje el espacio tal y como estaba antes de la celebración, un aspecto que siempre es fundamental, pero más cuando hablamos de localizaciones naturales.
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