Hace unas semanas os contábamos diez consejos que podéis aplicar a la hora de organizar un congreso. Hoy, vamos a enfocarnos en la organización de eventos.
En Grupo Adriano somos especialistas en la organización de eventos a nivel local, nacional e internacional. Contamos con más de 20 años de experiencia gestionando y coordinando eventos de diferentes ámbitos: sociales, culturales, deportivos y corporativos, desde la planificación hasta la ejecución. Trabajamos en la constante búsqueda de soluciones integrales para cada uno de los aspectos que se nos plantean.
10 consejos para organizar un evento
- La innovación y la creatividad marcan la diferencia. Tu evento perdurará en la memoria de los asistentes siempre que hagas algo nuevo, algo que nunca hayan visto, algo memorable. No dejes nada a la improvisación. El hecho de que surja algo inesperado es, en parte, inevitable, pero una buena organización no debe dar lugar a ello.
- Elige la fecha idónea para la celebración del evento. Debes programarla con varios meses de antelación, para que los asistentes puedan organizar su agenda. Debes tener en cuenta la celebración de otros eventos en la ciudad elegida, las posibles restricciones del lugar donde se va a celebrar, la duración y la estimación de asistentes.
- En muchas ocasiones, el networking es uno de los puntos más fuertes de un evento. Debes fomentar que los participantes se conozcan e interactúen. Cuida el espacio dedicado a esto, tratando de que no sea demasiado ruidoso y que puedan hablar sin necesidad de alzar la voz. Además, ten en cuenta la posibilidad de organizar algún tipo de actividad de team building; estas dinámicas suelen ser muy divertidas y fomentan la participación y la integración.
- No dejes toda la celebración en manos de voluntarios. Debes contar con personal cualificado que tenga experiencia en el desarrollo de eventos.
- Ten una web lista y disponible el día que comuniques la celebración del evento. Debe estar actualizada y ofrecer toda la información necesaria a los posibles asistentes. Cuanto más claridad haya en los contenidos, más te lo agradecerán los destinatarios. Por otro lado, es prácticamente necesario y aconsejable el uso de redes sociales para ir haciendo todas las comunicaciones pertinentes, así como para mostrar dinamismo y viveza. Una vez finalizado el evento, es bueno mantener la comunicación, aunque no sea con tanta asiduidad, sobre todo si se prevé otra edición.
- El mensaje y los contenidos del evento deben estar totalmente adaptados a los asistentes. Sus opiniones serán uno de los medidores de éxito más importantes. Es indispensable hacer un seguimiento una vez finalizado el evento para subsanar errores y conocer fortalezas y debilidades.
- Cobrar a parte por el acceso a Internet, por la comida o por el parking no es una buena idea. Es recomendable que los asistentes tengan que hacer un solo pago; los procedimientos, cuanto más claros y concisos, mejor.
- Haz fotos y vídeos durante el evento, para después poder mostrarlos en la web y en las redes sociales. Siempre es bueno que los que no han asistido vean algo, pues son futuros asistentes potenciales. Además, seguramente, a los que sí han ido les guste tener recuerdos audiovisuales.
- Lo barato siempre sale caro. Una mala elección del lugar de celebración o del cátering puede suponer la desaparición del evento.
- Cuando termine el evento… comienza con la organización de la siguiente edición ?
Organización de congresos, eventos y convenciones
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